格雷厄姆·阿尔科特是一位杰出的培训师和社会企业家，他创立了Think Productive，一家专注于个人效率提升的机构，业务遍布英国、美国、加拿大、澳大利亚和荷兰。该机构与英国政府内阁、知名企业如易趣、喜力、英国电信、葛兰素史克以及布里斯托尔大学等建立了合作关系，致力于提高个人和组织的工作效率。

八小时高效利用注意力，让你成为办公室里最快的那个 ◎ 编辑推荐 ☆ 还在兢兢业业地学习管理时间吗？管理时间，不如深刻了解、合理分配、充分利用你一天的注意力，排除外界干扰，分出轻重缓急，做出最明智的工作决策。 ☆ 格雷厄姆·阿尔科特是英国知名职场管理与培训专家。他创办的Think Productive与英国政府内阁、英国国民信托组织、易趣、喜力、英国电信、葛兰素史克、布里斯托尔大学等机构与企业进行过合作。他会用明快、好懂的语言，帮你掌握足以颠覆你工作习惯的高效技巧。 ☆ 《高效忍者》总结了8种忍者式思维——让你高效工作、轻松无压的行为习惯。阿尔科特通过书中的大量实例与练习，教你将这些思维融入日常工作，掌握如下高效工具和原理，把每一分注意力都用到最需要的地方去。 什么时候做什么事——老板与员工模式 再也不怕邮箱爆满——邮件系统化归档 优化升级工作流程——CORD高效模型 精准掌控项目关键——五大节点式模型 开最有价值的会，不然就逃跑——四二四注意力法则 关于工作动力，你需要了解的——抵触情绪与反完美 ◎ 内容简介 在如今这一信息爆炸的时代，传统的时间管理方法已经无法简单地帮助我们应对天天爆满的收件箱、不断增加的待办事项以及那些意义不大却让我们精疲力竭的冗长会议。我们需要的是忍者式思维——通过培养8种忍者式行为习惯，你不仅可以让自己的邮箱条理清晰，实现注意力资源的高效利用，还可以避免拖延症。 最重要的是，你将学会如何用更聪明的方法工作，而不再一味埋头苦干。《高效忍者》会教你一整套做事方法，帮你的大脑变得更冷静，行事更泰然自若，让你喜欢上自己的工作，并能完成更多任务。

在信息爆炸和任务繁重的现代社会，时间管理已经不再是提升效率的关键。取而代之的是，注意力管理变得至关重要。作者强调，集中注意力处理重要事务是提高效率的关键。书中借鉴忍者的行为习惯，提供了应对信息超载的策略。

书中详细介绍了忍者的行为模式，包括身心禅定、利用“第二大脑”存储信息、信赖自己的系统、降低预期、保持良好的身体状况等，帮助读者在信息过载的环境中找到有效的应对方法。同时，作者还强调了决策的重要性，以及如何通过提高反应能力来应对变化。

书中介绍了排除外界干扰、运用二八定律和影响力思维等技巧，以实现高效的工作和生活。忍者式思维被强调为提升效率的重要途径，它要求我们寻求帮助、质疑规则、灵活应变，并且保持轻盈。

忍者式思维包含身心禅定、冷静果断、善用武器等特点。书中指出，忍者并非超人，而是普通人通过学习和实践，运用特殊思维模式提高效率。忍者们充满热情，即使在压力之下也能保持冷静，他们视工作为乐趣，从中寻找实践练习的机会。

书中强调，即使忍者有时会犯错误，但通过追求完美和勇于尝试，我们也能像忍者一样提高效率。为了培养这种思维，我们需要主动关注注意力，善于发现机会和威胁，并做好物质和思想准备。

同时，我们还应学会在紧张的工作中适时休息，保持精力充沛。忍者式思维要求我们敢于挑战，善于适应，勇于创新。通过打破规则，尝试新方法，我们可以不断提升自己，实现更高的效率。

第一章 高效忍者的行为习惯

“战斗或逃跑”反应，这是一种在感受到危险或压力时大脑会分泌肾上腺素，使心率加快，产生逃离危险意识和能力的情况。这种反应在远古时代帮助我们脱离威胁，如今在工作中也影响着我们的态度和行为。文章还探讨了员工和雇主之间的心理合约，指出这种合约往往比正式合同更重要，它影响着员工的幸福感、积极性和自我价值感。接着，文章分析了压力的来源，包括缺乏控制感、害怕改变、对超负荷的恐慌、害怕犯蠢、害怕犯错、避免冲突和模棱两可带来的不安等。最后，文章强调了应对压力的重要性，并提供了应对压力的具体建议。



第二章 压力从何而来

在知识型工作时代，我们不仅作为员工，还要扮演老板的角色。这要求我们在工作中面对决策、执行和信息管理等不确定性，必须具备出色的注意力管理能力。注意力如同货币，必须谨慎使用。我们需要根据注意力水平来安排工作，合理分配“老板”和“员工”模式，有效管理时间，提升工作效率。特别重要的是，主动型注意力是最宝贵且稀缺的，我们要学会保护、提升它，让其在工作中发挥最大效用。

注意力管理的关键在于在主动型注意力期间进行高质量思考。书中指出，长时间的压力和干扰会降低工作效率，因此我们需要采取措施来保护注意力。书中提出了多种减少干扰的方法，例如不让自己被新想法干扰、处理邮件而非查阅、适时戒除网络依赖、选择性忽视等。此外，书中还介绍了如何应对外部干扰，如拒绝不必要的会议、不接电话、关闭邮箱等。书中还强调了提升注意力水平的方法，如改变环境、锻炼大脑、保证充足睡眠等，并提供了关于营养、体育锻炼和冥想的具体建议。

冥想对于获得内心平静至关重要。文章用“猴子和大象”的比喻说明了意识与潜意识的关系，强调冥想是达到内心平静的途径。同时，文章也提出利用现代科技，如手机应用，辅助冥想。文章鼓励人们在工作生活中找到适合自己的冥想方式，以提升心理健康和效率。

文章还提出了四项具体方法来强调注意力管理的重要性。首先是根据注意力水平来安排工作，以提升效率；其次是保护注意力，确保专注；然后是将注意力从消极转变为积极，从被动变为主动，挖掘额外注意力资源。文中以“忍者”为例，说明了如何高效利用注意力完成多项任务。这些建议旨在帮助人们更好地管理注意力，提高工作效率和生活质量。

第三章 注意力管理

要提高邮件处理效率，首先需认识到过度依赖“保持联通”的习惯反而会降低工作效率。为此，作者建议采用以下策略：

1. **清空收件箱**：邮件处理应果断，而非仅限于浏览。作者提倡的“D字处理法”和“800∶20法则”有助于读者更高效地处理邮件。

2. **邮件分类**：将邮件分为执行文件夹（行动、阅读、等待）、参考图书馆和收件箱主场。定期复查邮箱，保持整洁，有助于摆脱邮件困扰。

3. **改变筛选方式**：删除过期邮件，根据主题和发件人进行分类处理。大刀阔斧处理邮件，快速删除、归档或处理邮件。

4. **重要性判断**：运用“两分钟规则”和“30秒考虑期”来决定邮件的重要性。

5. **执行文件夹设置**：将邮件分类到行动、阅读和等待文件夹，批量处理邮件，快速判断是否需要行动。

6. **逐一处理邮件**：对需要行动的邮件逐一处理，确保有序高效。

7. **收件箱清零**：实现收件箱清零，保持邮件处理的有序状态。学习“收件箱清零”培训班中的高效方法，如五五分、三次常规、一小时做一点和走极端等。

通过上述方法，我们能够更好地掌控邮件，提高工作效率。

第四章 忍者式邮件处理法

CORD高效模型，这是一种独特的工作方法，包括四个阶段：收集、整理、回顾和执行。它通过四个阶段的循环，帮助人们更好地管理信息和任务，提高工作效率。每个阶段都有其独特的目的和重要性，比如收集阶段是获取信息，整理阶段是筛选和决策，回顾阶段是反思和调整，执行阶段是实施和完成。通过这种方式，我们可以形成一条高效绳索，轻松应对工作中的各种挑战。作者还强调了形成“第二大脑”的重要性，即利用外部工具来辅助思考和决策，从而让大脑得到休息，专注于当前任务。



第五章 忍者的效力：CORD高效模型

如何管理日常生活中的想法和唠叨，强调了捕捉和收集想法的重要性。指出，由于我们每天会产生大量想法，如果不能及时捕捉，就会导致注意力分散、压力增大和创造力下降。书中提出使用“第二大脑”的方法，即通过笔记本、手机等工具将想法和唠叨收集起来，从而帮助我们集中精力处理手头的事情。同时，书中还提到了如何识别和应对唠叨，以及如何通过冥想、写日记等方式减轻压力。最后，书中强调了建立收集点的必要性，并提供了多种收集点的建议，如收件篮、钱包、电脑桌面等，以帮助读者有效地管理信息和想法。



第六章 收集阶段

高效忍者要兼顾老板模式和员工模式，确保工作准备充分并明确承诺，关键在于巧妙运用清单管理。文章介绍了三个层次的清单：项目清单、主要行动清单和日常待办清单，并指导如何根据任务级别来设置清单。项目清单用于跟踪所有进行中的项目，主要行动清单列出项目中可行的具体行动，而日常待办清单则聚焦于具体事务。清晰的任务划分和具体行动措辞至关重要，文章还介绍了如何根据地点、注意力和对象对主要行动清单进行分类，以更有效地管理时间和注意力。

为了在忙碌工作中保持思路清晰和身心平衡，忍者可以借助“第二大脑”来管理所有事务，减轻大脑负担。文章详细说明了如何制定日常待办清单，强调其作为计划的重要性，同时也指出其可能带来的双刃剑效应。此外，文章还阐述了等待清单的用途，以及如何利用数字和纸质参考系统来整理信息。文章推荐了创意园、日历、检查表和大垃圾桶等工具，并介绍了如何使用CORD流程图来整理和决策。文章还探讨了第二大脑的存储位置，并提供了多种选择。

管理日常工作和生活同样需要清单。文章提供了多种清单管理方法，如使用Excel、索引卡、网页版清单应用和手机应用等，并强调了选择合适应用时应考虑的功能性、可靠性、风格和价格等因素。文章推荐了Toodledo、Todoist、Pocket Informant等优秀清单管理应用，并提供了放置清单的建议，以保持高效的工作和生活状态。

整理环节的重要性在于通过处理收件篮中的任务来了解项目，掌握忍者的决策艺术。目标是清空收件篮，记录每项任务的行动和项目，并按照CORD流程图做出决策。在练习过程中，忍者需果断决策，专注于处理任务，忽略分心事物。完成练习后，收件篮清空，主要行动清单充实，忍者将获得完成感和条理感，激发工作动力。

第七章 整理阶段

为了提升工作效率和生活品质，周检查表和日检查表是两项关键的工具。每周投入一到两小时深入思考，能确保一周都充满轻松与高效的工作状态，同时增强控制感。

周检查表是管理时间与工作的宝贵时刻，它包括以下五个步骤：首先，整理所有信息，归类收集的资料和创意；接着，更新“第二大脑”——包括日历、日记和行动清单；然后，预先规划下周工作，考虑项目、主要行动和创意；随后，做好准备工作，如整理文件、确认会议和人物安排；最后，提出问题，关注专注力、决断力、情绪管理、健康和人际关系。

日检查表则每天只需花费大约5分钟，用于为当天活动做好准备，制定每日待办事项。这两个检查表将思考和执行分开，有助于提升效率，并带来信心与控制感。

在周检查表中，第一步是清理所有信息，对资料和创意进行归类。第二步是更新“第二大脑”，确保所有相关信息都是最新的。第三步是预先规划下周工作，考虑即将到来的项目、主要行动和创意。第四步是做好准备工作，如打包文件、确认会议和人物。第五步是提出问题，关注专注力、决断力、情绪管理、健康和人际关系。

创建检查表的重要性不容忽视，而且每个人都可以根据自己的需求调整内容。通过这两个检查表，我们能够更有效地管理时间，提高工作效率，同时保持生活的品质。

第八章 回顾阶段

在执行阶段，工作变得简单且高效，主要任务明确。此阶段，我们通过培养良好的执行习惯来提升专注力和效率。这些习惯包括管理注意力、遵循决策原则以及掌握执行技巧。关键在于识别不同类型的注意力，防止其被打断，同时保持自我认知和灵活性，并减少准备工作所需的时间。

为了进一步提升效率，我们可以运用一系列具体技巧，如专注于单一任务、持续捕捉关键信息、采用番茄工作法、有计划地拖延以及合理安排“能量小时”。所谓“能量小时”，指的是一天中最为专注且不易被打扰的时间段，专门用于处理一项重要任务，以此提高效率。

值得注意的是，一天中仅应安排一个能量小时，并严格遵守既定的时间和计划，尽量避免随意更改。通过这种方式，我们可以更高效地完成任务，实现目标。

此外，还有一些方法可以帮助我们提高工作效率。例如，批量处理任务可以减少分散注意力的次数；效仿成功人士的经验和策略；运用“黑客技巧”，如简化流程、使用高效工具等；以及从事自己喜欢的事情，这样可以在工作之余保持良好的心态。

总之，在执行阶段，通过合理规划时间和精力，运用科学的方法和技巧，我们可以更好地完成任务，实现个人目标。

第九章 执行阶段

项目管理重视灵活性和关键节点。项目可以是复杂的大工程，也可以是多个步骤或长时间的任务。通过五大节点（立项、起步、中点、完成和庆祝）和每周的检查调整，确保项目顺利。有效沟通和团队协作在项目管理中至关重要。

会议高效性对企业和个人都很重要。分析会议利弊，指出低效原因如社交本能、对低效率的偏好和集体惰性。提出避免低效会议策略，如邮件、电话会议、协作技术等，并强调有效管理会议时间，包括准备、时间分配和场地布置等。形成高效会议文化很重要，鼓励拒绝无意义会议邀请，并学习如何开高效会议。

确保会议高效进行，从欢迎和开场白开始，通过眼神交流和欢迎语让每个人感到舒适。主持人让每位与会者做开场白，增进了解。会议过程中，控制节奏，避免浪费时间，鼓励提问和讨论。通过“有点儿不舒服”技巧促进小组决策。会议结束时，明确传达决策和行动，提供安全空间。重视后续跟进，确保行动实施。

高效主持例会需在会议前、中、后三个阶段做好准备，提倡40%时间准备，20%执行，40%跟进。以忍者精神对待会议，通过定期检查和灵活应变提高效率和团队动力。要求从项目管理和会议中学习，培养谨慎和信任，促进团队工作。

第十章 忍者式项目与会议管理

抵触情绪，这股深藏于内心的难以捉摸的力量，犹如狡猾的小恶魔，它潜伏在每个人大脑的最古老区域，往往比我们自己更了解我们。这种情绪源于创造力过程中两种本能的冲突。本书通过讲述有创造力的人们如何与绝望、怀疑、恐惧等负面情绪抗争，旨在帮助我们识别并战胜这些情绪。书中提供了一系列策略，如冥想、锻炼、放松和寻找导师，以挖掘并揭露抵触情绪的本质，使我们能够在工作和生活中更加高效。

书中以迈尔斯为例，展示了他是如何轻松创作出杰作的，以及如何通过保持工作动力来激发团队潜力。它鼓励我们摆脱迷茫，通过团队合作、制定计划和分配任务来激发工作动力，即便面对抵触情绪也要坚定前行。作者希望这本书能激发一场高效忍者的运动，倡导人们分享技能，构建互助社区，共同为世界带来积极影响。

书中不仅探讨了如何克服抵触情绪，还强调了养成良好习惯、创造工作空间、营造适当的恐惧感和将工作游戏化等策略，这些都能帮助我们更有效地应对挑战。迈尔斯的成功经验告诉我们，即使在充满抵触情绪的环境中，也能找到激发潜能的方法。

通过阅读本书，我们了解到，创造力并非一蹴而就，而是需要不断挑战和克服内心的障碍。在这个过程中，我们需要学会如何识别抵触情绪，并运用各种方法来战胜它。这不仅有助于我们个人的成长，也能为团队和组织的进步贡献力量。

最终，这本书鼓励我们每个人都成为高效忍者，不仅在自己的工作中寻求突破，还要在团队中发挥积极作用，共同推动社会的进步。它呼吁我们摆脱浑浑噩噩的状态，勇敢面对挑战，积极寻求改变，为构建一个更美好的世界共同努力。